AUDIT ATAS PERSEDIAAN DAN PENGGUDANGAN

AUDIT ATAS PERSEDIAAN DAN PENGGUDANGAN

Siklus persediaan dan pergudangan sangat unik karena erat kaitannya dengan siklus transaksi lainnya. Bahan baku dan buruh langsung masuk ke siklus persediaan dan pergudangan, masing-masing dari siklus perolehan dan pembayaran. Siklus persediaan dan pergudangan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penerimaan kas.

Proses bisnis di dalam siklus beserta dokumen dan catatan yang terkait

Ada enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah:

1. Proses pembelian

Siklus ini dimulai dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan dilakukan atas dasar perhitungan periodik oleh seorang yang memiliki wewenang dalam perusahaan itu.

2. Menerima Bahan Baku

Bahan baku yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang dalam perusahaan .

3. Menyimpan Bahan Baku

Sewaktu bahan baku diterima,bahan baku tersebut di simpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi.

4. Memproses barang

Penentuan jenis barang dan kualitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan,peranan pesanan,tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu,dan volume produksi yang paling hemat.

5. Menyimpan Barang Jadi

Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagiian produksi,penyiimpanan dilakukan digudang sambil menunggu pengiriman.

6. Mengirim Barang

Setiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi.

7. Berkas Induk Persediaan Perpetual

Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dbeli atau dijual dan disimpan atau informasi mengenai harga per unit.

Bagian Dari Audit Atas Persediaan siklus dasar persediaan dan pergudangan dibagi 5 (lima) :

1. Memperoleh dan mencatat bahan baku, beban tenaga kerja dan overhead. Bagian audit ini meliputi fungsi pemrosesan pesanan pembelian,penerimaan bahan baku dan penyimpanan bahan baku. Auditor akan memahami pegendalian internal terhadap ketiga fungsi tersebut kemudian melaksanakan pengujian substantif atas transaksi baik dalam siklus akuisisidan bembayaran maupun siklus penggajian dan personalia.

2. Transfer aktiva dan biaya.Klien memperhitungkan aktivitas memproses barang dan menyimpan barang jadi dalam catatan akuntansi biaya, yang independen dengan sikluslainnya dan diuji sebagai bagian dari audit siklus persediaan dan pengudangan.

3. Pengiriman barang dan pencatatan pendapatan dan biaya.Karena fungsi pencatatan pengiriman merupakan bagian dari sikluspenjualan dan penagihan, auditor harus memahami dan menguji pengendalian internal terhadap pencatatan pengiriman sebagai bagian dari audit siklus tersebut , termasuk prosedur untuk memverifikasi keakuratan pengkreditan ke persediaan yang dicatat dalam file induk persediaan perpetual.

4. Pengamatan fisik persediaan auditor harus mengamati klien yang melakukan perhitungan fisik persediaan untuk menentukan apakah persediaan yang tercatat benar-benar adapada tanggal neraca dan dihitung secara benar-benar oleh klien.

5. Menilai harga dan mengkompilasi persediaan. Pengujian harga adalah prosedur audit yang digunakan untuk memverifikasi biaya-biaya yaitu, pengujian untuk menentukan apakah klien telah mengikuti secara benar metode persediaan yang sesuai baik dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum maupun konsisten dengan tahun sebelumnya. Sedangkan pengujian kompilasi persediaan merupakan pengujian untuk memverifikasi apakah penghitungan fisik telah diikhtisarkan secarabenar, kuantitas dan harga persediaan telah dikalikan dengan benar, dan persediaan yang dikalikan difooting secara benar pada saldo persediaan bukubesar umum yang sama. Harga perolehan digunakan untuk menentukan apakah klien telah menggunakan suatu metode persediaan yang sesuai dengan prinsip akuntansiyang berlaku umum dengan benar dan dilaksanakan secara konsisten. Sedangkan pengujian kompilasi adalah auditor harus memverifikasi apakah hasil perhitungan fisik telah diikhtisarkan dengan benar, jumlah persediaan dan harganya dicatat dan dijumlahkan dengan benar. Keterkaitan antara siklus persediaan dan pergudangan dengan siklus lainnya ,mengharuskan beberapa bagian audit akan lebih efisien jika diuji dengan pengujian audit antar siklus lainnya.

A .Audit Akuntansi Biaya

Pengendalian akuntansi biaya adalah pengendalian yang berhubungan dengan pemrosesan yang mempengaruhi persediaan fisik dan penelusuran biaya terkait darisuatu bahan baku diminta hingga produk selesai dibuat dan ditransfer kepenyimpanan. Pengendalian tersebut dapat dibagi ke dalam dua kategori luas:

1. Pengendalian fisik terhadap bahan baku, barang dalam proses, dan persediaanbarang jadi

2. Pengendalian terhadap biaya terkait.

Dalam mengaudit akuntansi biaya, auditor berkepentingan dengan 4 (empat) aspek :

1. Pengendalian fisik atas persediaan.

2. Dokumen dan catatan transfer barang.

3. Berkas induk persediaan perpetual.

4.Harga per unit.

B. Prosedur Analitis

Auditor melaksanaan prosedur analitis untuk memeriksa hubungan saldo akun persediaan dengan akun lainnya. Selain itu, auditor seringkali juga menggunakan informasi nonkeuangan untuk menilai kelayakan saldo yang berkaitan dengan persediaan. Setelah melaksanakan pengujian yang tepat atas catatan akuntansi biayad an prosedur analitis, auditor akan memiliki dasar untuk merancang serta melaksanakan pengujian tas rincian saldo persediaan akhir.

Beberapa tahapan prosedur audit yang harus dilakukan auditor dalam melakukan pemeriksaan atas akun persediaan diantaranya adalah :

1. Pemahaman Bisnis Klien

Kecukupan pemahaman atas bisnis perusahaan merupakan dasar terhadap audit persediaan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh auditor melalui Kuesioner Pemahaman Bisnis dan Jenis Usaha Klien akan memberikan auditor pemahaman mengenai aspek-aspek unik dari bisnis dan jenis usaha, seperti faktor musiman dan siklus, sifat dari keuangan, metode dan kebijaksanaan penjualan, kondisi persaingan usaha, bahan baku dan sumbernya, tenaga kerja dan fasilitas pabrik yang berkaitan dengan kebijaksanaan operasi perusahaan serta karakteristik sistim informasi termasuk metode costing. Pemahaman ini memungkinkan auditor untuk mencapai kesimpulan mengenai aspek-aspek laporan keuangan yang memadai.

2. Penilaian Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern atas persediaan adalah untuk meyakinkan bahwa:

(a) adanya pengendalian yang memadai terhadap mutasi persediaan,

(b) semua transaksi persediaan telah dicatat dan diklasifikasikan dengan tepat,

(c) penghitungan fisik persediaan telah dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan,

(d) harga perolehan persediaan telah ditentukan dengan tepat,

(e) penyesuaian atas persediaan yang bergerak lambat (slow moving), usang dan rusak telah dilakukan dengan tepat.

3. Pengujian Substantif

Tujuan utama pengujian substantif terhadap persediaan adalah untuk memberikan bukti nyata dari keberadaan dan penilaian persediaan. Pengujian ini meliputi observasi dan pengujian penghitungan fisik (stock taking), pengujian ringkasan dan pengujian harga.

C. Observasi Fisik Persediaan

Auditor diharuskan untuk melakukan pengujian observasi fisik atas persediaan karena auditor tidak mengamati secara fisik persediaan, yang pada saat itu tidak diharuskan.

SAS1 (AU 331) mengharuskan auditor untuk menerima efektivitas metode penghitungan persediaan klien dan ketergantungan yang dapat mereka tempatkan pada reperesentasi klien mengenai mengenai kuantitas serta kondisi fisik persediaan. Klien adalah pihak yang bertanggung jawab menetapkan prosedur untuk menghitung persediaan fisik secara akurat dan benar-benar melakukan serta mencatat perhitungan tidak diharuskan.

SAS 1 (AU 331) mengharuskan auditor untuk menerima efektivitas metode penghitungan persediaan klien dan ketergantungan yang dapat mereka tempatkan padareperesentasi klien mengenai mengenai kuantitas serta kondisi fisik persediaan. Klien adalah pihak yang bertanggung jawab menetapkan prosedur untuk menghitungpersediaan fisik secara akurat dan benar-benar melakukan serta mencatat perhitungan tersebut. Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati prosedur klien,termasuk menguji perhitungan persediaan dan menarik kesimpulan mengenaikememadaian persediaan fisik. Pemeriksaan fisik persediaan oleh auditor dilaksanakan bila persediaan yangdisimpan oleh custodian pihak luar itu merupakan bagian dari aktiva lancar atau totalaktiva yang signifikan, sehinga auditor harus menerapkan prosedur tambahan. Ketentuan SAS menganjurkan untuk menyertakan langkah-langkah berikut dalam tanya jawab tambahan :

a. Diskusi dengan pemilik gudang mengenai prosedur pengendalian, menyelidikipetugas gudang dan melakukan pengujian lain keadaan lain yang berkaitan.

b. Menelaah prosedur pengendalian pemilik gudang mengenai kinerja pegawaigudang, dan melakukan pengujian atas keadaan lain yang relevan.

c. Pengamatan perhitungan fisik, bilamana dirasa praktis dan beralasan.

d. Bila surat penerimaan barang digunakan sebagai jaminan pinjaman, diperlukan konfirmasi (berdasarkan pengujian, jika memungkinkan dari kreditor sebagai rincian yang berhubungan dengan surat penerimaan barang tersebut).

D. Audit Penetapan Harga Dan Kompilasi

Pengendalian internal yang memadai seputar penelusuran biaya per unit yang diintegrasikan dengan produksi dan catatatn akuntansi lainnya yang menyediakan kepastian bahwa klien menggunakan biaya yang masuk akal untuk menilai persediaan akhir. Klien memerlukan pengendalian internal atas kompilasi persediaan untuk memastikan bahwa perhitungan fisik telah diikhtisarkan dengan benar, diberi harga pada jumlah yang sama seperti catatan per unit, dikalikan dan ditotalkan dengan benar, serta dicantumkan pada file induk perediaan perpetual dan akun persediaan dibuku besar umum terkait pada jumlah yang tepat. Pengendalian internal penting untuk diverifikasi oleh orang yang independen dan kompeten, yang mengandalkan dokumenserta catatan yang memadai yang akan digunakan untuk melakukan perhitungan fisik. Dalam melakukan pengujian penetapan harga, auditor menghadapi permasalahan antara lain: metode yang digunakan harus sesuai dengan PABU, penerapan metode yang harus konsisten dari tahun ke tahun, serta biaya persediaan lawan nilai pasar harus dipertimbangkan.