AUDIT
ATAS PERSEDIAAN DAN PENGGUDANGAN
Siklus persediaan dan
pergudangan sangat unik karena erat kaitannya dengan siklus transaksi lainnya.
Bahan baku dan buruh langsung masuk ke siklus persediaan dan pergudangan,
masing-masing dari siklus perolehan dan pembayaran. Siklus persediaan dan
pergudangan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan
penerimaan kas.
Proses bisnis di dalam siklus beserta
dokumen dan catatan yang terkait
Ada enam fungsi yang
membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah:
1. Proses pembelian
Siklus ini dimulai dengan permintaan
bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer
jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan
dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan,
atau pemesanan dilakukan atas dasar perhitungan periodik oleh seorang yang
memiliki wewenang dalam perusahaan itu.
2. Menerima Bahan Baku
Bahan baku yang diterima harus
diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan
penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan oleh
orang yang memiliki wewenang dalam perusahaan .
3. Menyimpan Bahan Baku
Sewaktu bahan baku
diterima,bahan baku tersebut di simpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian
produksi.
4. Memproses barang
Penentuan jenis barang
dan kualitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari
pelanggan,peranan pesanan,tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih
dulu,dan volume produksi yang paling hemat.
5. Menyimpan Barang Jadi
Setelah barang jadi
selesai dikerjakan bagiian produksi,penyiimpanan dilakukan digudang sambil
menunggu pengiriman.
6. Mengirim Barang
Setiap pengiriman atau
pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi.
7. Berkas Induk Persediaan Perpetual
Berkas induk persediaan
perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dbeli
atau dijual dan disimpan atau informasi mengenai harga per unit.
Bagian Dari Audit Atas
Persediaan siklus dasar persediaan dan pergudangan dibagi 5 (lima) :
1. Memperoleh dan mencatat bahan baku,
beban tenaga kerja dan overhead. Bagian audit ini meliputi fungsi pemrosesan
pesanan pembelian,penerimaan bahan baku dan penyimpanan bahan baku. Auditor
akan memahami pegendalian internal terhadap ketiga fungsi tersebut kemudian
melaksanakan pengujian substantif atas transaksi baik dalam siklus akuisisidan
bembayaran maupun siklus penggajian dan personalia.
2. Transfer aktiva dan biaya.Klien memperhitungkan
aktivitas memproses barang dan menyimpan barang jadi dalam catatan akuntansi
biaya, yang independen dengan sikluslainnya dan diuji sebagai bagian dari audit
siklus persediaan dan pengudangan.
3. Pengiriman barang dan pencatatan
pendapatan dan biaya.Karena fungsi pencatatan pengiriman merupakan bagian dari
sikluspenjualan dan penagihan, auditor harus memahami dan menguji pengendalian
internal terhadap pencatatan pengiriman sebagai bagian dari audit siklus
tersebut , termasuk prosedur untuk memverifikasi keakuratan pengkreditan ke
persediaan yang dicatat dalam file induk persediaan perpetual.
4. Pengamatan fisik persediaan auditor
harus mengamati klien yang melakukan perhitungan fisik persediaan untuk
menentukan apakah persediaan yang tercatat benar-benar adapada tanggal neraca
dan dihitung secara benar-benar oleh klien.
5. Menilai harga dan mengkompilasi
persediaan. Pengujian harga adalah prosedur audit yang digunakan untuk
memverifikasi biaya-biaya yaitu, pengujian untuk menentukan apakah klien telah
mengikuti secara benar metode persediaan yang sesuai baik dengan prinsip-prinsip
akuntansi yang diterima umum maupun konsisten dengan tahun sebelumnya.
Sedangkan pengujian kompilasi persediaan merupakan pengujian untuk
memverifikasi apakah penghitungan fisik telah diikhtisarkan secarabenar,
kuantitas dan harga persediaan telah dikalikan dengan benar, dan persediaan
yang dikalikan difooting secara benar pada saldo persediaan bukubesar umum yang
sama. Harga perolehan digunakan untuk menentukan apakah klien telah menggunakan
suatu metode persediaan yang sesuai dengan prinsip akuntansiyang berlaku umum
dengan benar dan dilaksanakan secara konsisten. Sedangkan pengujian kompilasi
adalah auditor harus memverifikasi apakah hasil perhitungan fisik telah diikhtisarkan
dengan benar, jumlah persediaan dan harganya dicatat dan dijumlahkan dengan
benar. Keterkaitan antara siklus persediaan dan pergudangan dengan siklus
lainnya ,mengharuskan beberapa bagian audit akan lebih efisien jika diuji
dengan pengujian audit antar siklus lainnya.
A
.Audit Akuntansi Biaya
Pengendalian akuntansi
biaya adalah pengendalian yang berhubungan dengan pemrosesan yang mempengaruhi
persediaan fisik dan penelusuran biaya terkait darisuatu bahan baku diminta
hingga produk selesai dibuat dan ditransfer kepenyimpanan. Pengendalian
tersebut dapat dibagi ke dalam dua kategori luas:
1. Pengendalian fisik terhadap bahan
baku, barang dalam proses, dan persediaanbarang jadi
2. Pengendalian terhadap biaya terkait.
Dalam mengaudit akuntansi biaya, auditor
berkepentingan dengan 4 (empat) aspek :
1. Pengendalian fisik atas persediaan.
2. Dokumen dan catatan transfer barang.
3. Berkas induk persediaan perpetual.
4.Harga per unit.
B.
Prosedur Analitis
Auditor melaksanaan
prosedur analitis untuk memeriksa hubungan saldo akun persediaan dengan akun
lainnya. Selain itu, auditor seringkali juga menggunakan informasi nonkeuangan
untuk menilai kelayakan saldo yang berkaitan dengan persediaan. Setelah
melaksanakan pengujian yang tepat atas catatan akuntansi biayad an prosedur
analitis, auditor akan memiliki dasar untuk merancang serta melaksanakan
pengujian tas rincian saldo persediaan akhir.
Beberapa tahapan
prosedur audit yang harus dilakukan auditor dalam melakukan pemeriksaan atas
akun persediaan diantaranya adalah :
1. Pemahaman Bisnis Klien
Kecukupan pemahaman
atas bisnis perusahaan merupakan dasar terhadap audit persediaan.
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh auditor melalui Kuesioner Pemahaman
Bisnis dan Jenis Usaha Klien akan memberikan auditor pemahaman mengenai
aspek-aspek unik dari bisnis dan jenis usaha, seperti faktor musiman dan
siklus, sifat dari keuangan, metode dan kebijaksanaan penjualan, kondisi
persaingan usaha, bahan baku dan sumbernya, tenaga kerja dan fasilitas pabrik
yang berkaitan dengan kebijaksanaan operasi perusahaan serta karakteristik
sistim informasi termasuk metode costing. Pemahaman ini memungkinkan auditor
untuk mencapai kesimpulan mengenai aspek-aspek laporan keuangan yang memadai.
2. Penilaian Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian
intern atas persediaan adalah untuk meyakinkan bahwa:
(a) adanya pengendalian yang memadai
terhadap mutasi persediaan,
(b) semua transaksi persediaan telah
dicatat dan diklasifikasikan dengan tepat,
(c) penghitungan fisik persediaan telah
dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan,
(d) harga perolehan persediaan telah
ditentukan dengan tepat,
(e) penyesuaian atas persediaan yang
bergerak lambat (slow moving), usang dan rusak telah dilakukan dengan tepat.
3. Pengujian Substantif
Tujuan utama pengujian
substantif terhadap persediaan adalah untuk memberikan bukti nyata dari
keberadaan dan penilaian persediaan. Pengujian ini meliputi observasi dan
pengujian penghitungan fisik (stock taking), pengujian ringkasan dan pengujian
harga.
C.
Observasi Fisik Persediaan
Auditor diharuskan
untuk melakukan pengujian observasi fisik atas persediaan karena auditor tidak
mengamati secara fisik persediaan, yang pada saat itu tidak diharuskan.
SAS1 (AU 331)
mengharuskan auditor untuk menerima efektivitas metode penghitungan persediaan
klien dan ketergantungan yang dapat mereka tempatkan pada reperesentasi klien
mengenai mengenai kuantitas serta kondisi fisik persediaan. Klien adalah pihak
yang bertanggung jawab menetapkan prosedur untuk menghitung persediaan fisik
secara akurat dan benar-benar melakukan serta mencatat perhitungan tidak
diharuskan.
SAS 1 (AU 331)
mengharuskan auditor untuk menerima efektivitas metode penghitungan persediaan
klien dan ketergantungan yang dapat mereka tempatkan padareperesentasi klien
mengenai mengenai kuantitas serta kondisi fisik persediaan. Klien adalah pihak
yang bertanggung jawab menetapkan prosedur untuk menghitungpersediaan fisik
secara akurat dan benar-benar melakukan serta mencatat perhitungan tersebut.
Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati prosedur klien,termasuk
menguji perhitungan persediaan dan menarik kesimpulan mengenaikememadaian
persediaan fisik. Pemeriksaan fisik persediaan oleh auditor dilaksanakan bila
persediaan yangdisimpan oleh custodian pihak luar itu merupakan bagian dari
aktiva lancar atau totalaktiva yang signifikan, sehinga auditor harus
menerapkan prosedur tambahan. Ketentuan SAS menganjurkan untuk menyertakan
langkah-langkah berikut dalam tanya jawab tambahan :
a. Diskusi dengan pemilik gudang
mengenai prosedur pengendalian, menyelidikipetugas gudang dan melakukan
pengujian lain keadaan lain yang berkaitan.
b. Menelaah prosedur pengendalian
pemilik gudang mengenai kinerja pegawaigudang, dan melakukan pengujian atas
keadaan lain yang relevan.
c. Pengamatan perhitungan fisik,
bilamana dirasa praktis dan beralasan.
d. Bila surat penerimaan barang
digunakan sebagai jaminan pinjaman, diperlukan konfirmasi (berdasarkan
pengujian, jika memungkinkan dari kreditor sebagai rincian yang berhubungan
dengan surat penerimaan barang tersebut).
D.
Audit Penetapan Harga Dan Kompilasi
Pengendalian internal
yang memadai seputar penelusuran biaya per unit yang diintegrasikan dengan
produksi dan catatatn akuntansi lainnya yang menyediakan kepastian bahwa klien
menggunakan biaya yang masuk akal untuk menilai persediaan akhir. Klien
memerlukan pengendalian internal atas kompilasi persediaan untuk memastikan
bahwa perhitungan fisik telah diikhtisarkan dengan benar, diberi harga pada
jumlah yang sama seperti catatan per unit, dikalikan dan ditotalkan dengan
benar, serta dicantumkan pada file induk perediaan perpetual dan akun
persediaan dibuku besar umum terkait pada jumlah yang tepat. Pengendalian
internal penting untuk diverifikasi oleh orang yang independen dan kompeten,
yang mengandalkan dokumenserta catatan yang memadai yang akan digunakan untuk
melakukan perhitungan fisik. Dalam melakukan pengujian penetapan harga, auditor
menghadapi permasalahan antara lain: metode yang digunakan harus sesuai dengan
PABU, penerapan metode yang harus konsisten dari tahun ke tahun, serta biaya
persediaan lawan nilai pasar harus dipertimbangkan.